quality + ability = quability

EL BRIEFING

¿Cómo planificar un evento? Análisis del Briefing.

Este es el primer artículo de la serie que prometí sobre el trabajo de producción en los eventos.

Para el departamento de producción de la agencia, la planificación del evento empieza desde el momento de recibir el briefing por parte del cliente, y en algunas ocasiones incluso puede que antes.

Cuando llega un briefing, y según esté estructurada la agencia, un responsable se hace cargo de analizarlo y desglosarlo. En función del cliente y tipo de evento solicitado, en el análisis además del responsable de producción podrán intervenir otros miembros de su departamento, creativos y otras personas que puedan verse afectadas por el evento.

Leerlo detenidamente y las veces que sea necesario, comprender cada apartado y necesidad, contrastar con otros implicados en el proyecto y esquematizar las partidas. El Director del Proyecto hará un desglose de las necesidades solicitadas por el cliente, y planificará cuales son las tareas de cada equipo y cada persona: creativos, diseñadores, productores, etc.

Una vez hecho un análisis previo, y si es necesario (a veces aunque parezca que está todo claro no siempre coincide lo que pide el cliente con lo que entiende la agencia), es conveniente hacer un contrabriefing para confirmar que se han entendido y atendido todas las solicitudes exigidas.

Cuando se recibe el conforme definitivo por parte del cliente, las tareas de cada persona y/o equipo ya deben estar claras, y cada uno comenzar a trabajar en lo solicitado: presupuestos, localizaciones, plazos, condiciones, etc. El objetivo es la realización de una propuesta creativa y la entrega de un presupuesto del proyecto al cliente.

¿Qué partidas deben diferenciarse en el briefing del evento? En este caso intervienen muchas variables, pero las principales normalmente son:

·  Transporte

·  Alojamiento

·  Restauración

·  Medios audiovisuales

·  Cartelería, acreditaciones,…

·  Personal auxiliar: azafatas, montadores, Seguridad,…

·  Decoración, escenografía

·  Maestros de ceremonias, artistas,…

·  Comunicación

·  ...

Cada partida requerida debe atenderse, y comprobar que en lo que se está trabajando y presupuestando cumple lo pedido por el cliente. Las partidas pueden, y deben, ser divididas a su vez en otras más pequeñas con el fin de poder afrontarlas óptimamente y no como un todo sino por partes.

Cómo he escrito antes, en el análisis del briefing es posible que sea necesaria la intervención de otras personas, como creativos, etc. que aporten su punto de vista para que el desglose sea adecuado, y poder orientar a los integrantes del proyecto en qué deben trabajar.

Alberto García Minaya
Director de Eventos

PRODUCCIÓN

Quiero iniciar una serie de artículos sobre aquello que más me apasiona de los eventos: la producción. Para mi es el alma de la organización de eventos. Claro que en la preparación y realización intervienen muchas personas, todas igual de importantes y sin las cuales no sería posible llevar a cabo los proyectos. No podemos olvidarnos de los creativos, los diseñadores, los ejecutivos de cuentas y todas aquellas personas sin las que no sería posible.

Pero producción es producción. Creo que el alma mater de los eventos. Un buen trabajo de producción lleva al éxito, logra que durante la realización todo salga perfecto, que el cliente vea satisfechos sus objetivos y que el equipo de la agencia perciba, durante las breves horas o días que dura una acción efímera, cómo toma forma el trabajo realizado durante semanas o meses.

Por eso quiero dedicar unos artículos a esta producción que tantas horas de sueño nos ha robado y que al mismo tiempo tantas satisfacciones nos ha proporcionado.

La base es una buena planificación. Si a esta le añadimos la experiencia y conocimientos del resto de componentes del equipo, y unos adecuados proveedores, homologados y que cumplan los criterios de calidad que establece la agencia y se merece el cliente, el objetivo está asegurado.

A partir del próximo artículo de la serie que comienzo con este, iré desgranando todos los aspectos de la producción que considero destacables para lograr el objetivo común de clientes y agencia: el éxito en cada evento.

Alberto García Minaya
Director de Eventos