Ley de Emprendedores I

Mientras llega la Ley de emprendedores, hay algunas medidas que se han ido tomando en este sentido, con el fin de ayudar a quienes inician una aventura empresarial. Estas medidas deben ser sólo el inicio de una completa Ley que anime al emprendedor en su andadura.

Dentro de las medidas adoptadas hasta ahora, está la inclusión de determinados puntos en la última reforma laboral, algunos muy discutidos, como son:

• Posibilidad de capitalizar el 100% del paro para iniciar el proyecto, frente al 80% anterior, para los nuevos autónomos
• Despido con indemnización de 20 días por año trabajado, en caso de presentar balances económicos negativos o con perspectivas futuras negativas
• Modificación de las condiciones de trabajo, en cuanto a salarios, horas de trabajo, distribución del tiempo de trabajo, funciones desempeñadas, etc.
• Despido por no aceptar nuevas condiciones, como causa objetiva de despido, si ocurren causas económicas negativas, actuales o previstas
• Primacía del convenio propio de la empresa por encima del sectorial
• Encadenamiento de contratos temporales, con un límite de 24 meses, tras lo que pasarán a ser fijos
• Nuevo periodo de prueba, hasta 12 meses en el caso de ser una empresa de menos de 50 trabajadores. Pasado ese tiempo se puede rescindir el contrato sin preaviso y sin indemnización
• Deducciones fiscales, para determinados colectivos como menores de 30 años o mayores de 45
• ERE sin autorización, agilizándose la figura del despido definitivo (ERE) o temporal (ERTE), ya que se elimina la autorización previa por parte de la administración
• Contratos de formación hasta los 30 años, siempre que la tasa de paro esté situada por encima del 15%, reduciéndose a 25 años si esta tasa baja de ese porcentaje

Estos aspectos de la reforma laboral buscan incentivar la creación de empleo cuando la economía del país se recupere. De momento no es posible determinar si son medidas acertadas o no, ya que estamos viviendo un periodo de contracción económica generalizado.

EL EVENTO ES UNA INVERSIÓN

Por qué son rentables los eventos

No cabe duda que el momento económico actual, a nivel internacional pero especialmente en España, no es fácil afrontar el futuro con demasiado optimismo. Es claro y manifiestamente evidente que el número de eventos que se celebran se ha reducido y, aquellos que se hacen han bajado el presupuesto disponible.

Lógicamente es difícil justificar el gasto que conlleva la organización de un evento, que parece un acto lúdico, cuando se está despidiendo a empleados, la cuenta de resultados ha disminuido el beneficio o, directamente, ha entrado en pérdidas, las ventas caen, los clientes cierran,…

La cuestión radica precisamente en afrontar el evento como un gasto en lugar de cómo una inversión. ¿De qué tipo de evento hablamos y cuáles son los objetivos? ¿Cuáles son los objetivos de la empresa? ¿Están alineados con la estrategia a medio y largo plazo?

Según cuál sea la respuesta a estas preguntas el evento se afrontará como un gasto o como una inversión. Es evidente que, como he dicho antes, no hay el mismo presupuesto que antes, pero la táctica de la empresa no puede pasar por volverse invisible hacia los clientes, actuales o futuros. Claro que el presupuesto será menor, pero lo que hay que hacer es gastarlo racionalmente.

Han pasado los tiempos de los derroches en grandes cenas de gala con shows, o de regalos fastuosos para los asistentes, e incluso de invitar al evento a gente que no tenía (ni iba a tener) una relación comercial directa y estrecha con el organizador, pero no se puede pasar del todo al nada. 

El cliente necesita saber que hay una labor empresarial detrás, que se han sacado nuevos productos o servicios, o que se han mejorado los ya existentes, que hay un equipo comercial, de producción, de administración, de investigación e innovación, etc. detrás de él, que se sigue apostando por ellos y que existe un respaldo importante de la empresa que organiza el evento: una reunión de concesionarios, de franquiciados, el lanzamiento de un nuevo producto o un seminario de ventas.

Cuando el evento se enfoca en el destinatario, se optimiza el presupuesto, se tienen claros los objetivos a cumplir, cómo llegar a ellos, cómo hacer un seguimiento y recoger las necesidades e inquietudes de los clientes (y quiero incluir a los clientes internos: empleados), dicho evento pasa a ser una inversión en lugar de un gasto. Quizás no inmediatamente, pero sí a corto plazo.

No se puede estar esperando la llamada del cliente para tener contacto con él, hay que innovar, ser creativos y ofrecer cosas nuevas, o mejoras sobre las existentes, sin que el cliente lo pida, anticipándose y teniendo con el una comunicación fluida a través del evento, puesto que este no es más que eso, comunicación en directo. Y en esa comunicación en directo tenemos al cliente interesante e interesado, a un público cautivo que, bien gestionado, y con una oferta adecuada responderá positivamente.

Hasta el próximo artículo...

ANÁLISIS DEL TRABAJO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

La solicitud de presupuestos a proveedores, la contratación de espacios para los eventos, la selección de los colaboradores óptimos es trabajo del departamento de producción en las agencias de eventos. Fechas y lugares de entrega de ciertos productos de determinados proveedores (escenografías, regalos,..) son trabajos de logística que forman parte de la producción.

Podría decirse que el trabajo de producción no será el más importante en un evento, ya que también debe tenerse en cuenta la relación con el cliente del responsable de la cuenta, al creativo que idea el evento o al diseñador que lo hace más tangible, pero sí debe considerarse que gran parte del éxito del evento corresponde a hacer un adecuado trabajo de producción.

Lo que sí es innegable, es que se trate del evento que se trate, grande o pequeño, en una u otra localización, interno o para clientes, etc. todos tienen algo que tratar con el departamento de producción que es quién hace las contrataciones y es responsable, en gran medida, de la fase de realización. Puede que si el evento del cliente es interno, o pequeño de poca relevancia, no necesite una gran dosis de creatividad o diseños espectaculares, pero siempre será necesaria la organización, la planificación y la producción.

Dentro de la producción de los eventos deben seguirse determinados pasos, planificados y sistematizados en la documentación que los organiza y regula: contratos, pedidos, seguimiento de emails con proveedores, planes de montaje,… Es importante seguir estos pasos y que cada integrante del equipo tenga claro su cometido y funciones, se atenga a ellas y lo haga de la forma más eficiente para que su trabajo sea óptimo y un apoyo al de sus compañeros, no una traba.

 

El trabajo de producción de un evento, y especialmente si este es grande, debe enfocarse de forma parcelada, no como un todo, puesto que la cantidad de detalles a controlar, de proveedores con los que se trabaja, presupuestos, listados, documentos, etc. es tal que es imposible enfocarlo como una sola tarea.

Una vez que se tienen claras las partes que componen el evento (como dije en el anterior artículo: transporte, catering, regalos, medios AAVV,…) se afronta cada partida asignándose responsables de cada una, que deben estar coordinados entre sí.

En el próximo artículo iré hablando de cada una de ellas, estudiándolas individualmente y viendo la forma de optimizarlas.

Hasta el próximo artículo…

Alberto García

PREPARANDO LAS ACCIONES DE NAVIDAD

En cada Navidad, las ciudades, sus calles, tiendas y centros comerciales se llenan de colores, llamativas iluminaciones y espectaculares decoraciones. Los comercios y, por qué no, también el resto de organizaciones aprovechan el espíritu navideño de regalos, ilusión y generosidad para crear diferentes de eventos, promociones y espectáculos que inviten a consumir o que causen una buena imagen de la compañía.

 

Las empresas suelen emplear distintos tipos de acciones navideñas según su finalidad. Por un lado están las acciones dirigidas a los clientes y cuyo objetivo es suscitar e incentivar la demanda de productos, como las promociones, animaciones, decoraciones y espectáculos especiales con temática navideña.

Por otro las destinadas a los propios empleados de la compañía y cuya intención es crear un buen ambiente y una buena imagen de la organización entre el público interno, como las fiestas de empresas, cenas o incentivos.

Ambos tipos de eventos tienen algo en común y es que deben prepararse con antelación y no subestimar ni menospreciar su importancia. Es fundamental organizarlos con tiempo y no dejarlos para el último momento.

Las empresas deben tener en cuenta que se debe dedicar un tiempo extra para su preparación y que podría resultar más costoso de lo esperado si no se planifica con tiempo.

Ya no es suficiente preparar una cena o una fiesta de empresa en un buen restaurante u hotel, o en el caso de las promociones utilizar la típica decoración navideña, ahora hay que innovar para sorprender, y superar la acción del año anterior con el propósito de que se convierta en una costumbre esperada por todos cada año.

Conseguir este tiempo necesario para la creación del evento en estas fechas supone un esfuerzo extra, de tiempo y, en muchas ocasiones económico. Para optimizar estos dos recursos tan importantes y escasos en las empresas, como son tiempo y dinero existimos agencias especializadas, que se nos dedicamos a la conceptualización y realización del evento deseado.

En las agencias tenemos en cuenta todos los elementos necesarios y muchos más detalles imprescindibles, que para una empresa no especializada o alguien sin tiempo, pasarían desapercibidos, pero que son los que marcan la diferencia, aportan la originalidad y hacen que el evento sea como el cliente espera y consiga su objetivo final.

Paula Marina

RELACIÓN AGENCIA vs DEPARTAMENTO DE COMPRAS

¿Llamados a entendernos?


Cuando presentamos un planteamiento creativo a un cliente con el objeto de realizar una acción o un evento, bien sea para su público interno o para sus clientes, siempre pretendemos obtener un resultado de alto impacto y, por ende, un retorno de inversión favorable.


Para las agencias, el evento siempre se atiene al briefing que nos facilitan, le damos forma aportando nuestra creatividad, buscando localizaciones concretas, contribuyendo con estrategia e imaginación y finalmente, elaboramos la propuesta final. Hasta aquí todo perfecto. Cuando entregamos el planteamiento creativo despertamos las expectativas del cliente, haciéndole ver cómo entendemos la acción y cómo alcanzaremos los objetivos marcados.


Pero siempre hay una piedra en el zapato. Normalmente el presupuesto. Y, especialmente, si este presupuesto debe ser aprobado por Compras. Cuando las cifras las manejan el departamento que está contratando el evento, el entendimiento suele ser más rápido y sencillo ya que los responsables del proyecto saben qué quieren conseguir y lo que deben invertir para lograrlo.


Pero si el presupuesto ha de ser verificado por Compras y este departamento no interviene en ninguna de las fases de la acción, limitándose únicamente a aprobarlo o rechazarlo, la tarea es más difícil. En Compras, muchas veces, desconocen cuál es el objeto del evento. ¿Para qué se hace? ¿Por qué? ¿Cuál es objetivo que se persigue? Y si ignoran las respuestas a estas preguntas cualquier presupuesto que se les traslade les parecerá caro y habrá que ajustarlo.

Es labor de la agencia, pero principalmente del departamento que está realizando el evento, informar a Compras qué se pretende conseguir y, ante todo, cuál es el ROI que se espera obtener.


Todo presupuesto destinado por los departamentos de marketing a promoción y publicidad será poco, pero ese mismo presupuesto será excesivo para Compras. Por eso me reitero en lo que he escrito antes, Compras debe estar informado, y cuanto más, mejor. Debe ser partícipe e involucrarse con el departamento que ha pedido aprobar el presupuesto para la acción que se desea realizar. Así será mucho más sencilla la aprobación, ya que si se visualiza el objetivo a alcanzar es más fácil entender el porqué de las necesidades del presupuesto.

Alberto García Minaya
Director de Eventos

quality + ability = quability

EL BRIEFING

¿Cómo planificar un evento? Análisis del Briefing.

Este es el primer artículo de la serie que prometí sobre el trabajo de producción en los eventos.

Para el departamento de producción de la agencia, la planificación del evento empieza desde el momento de recibir el briefing por parte del cliente, y en algunas ocasiones incluso puede que antes.

Cuando llega un briefing, y según esté estructurada la agencia, un responsable se hace cargo de analizarlo y desglosarlo. En función del cliente y tipo de evento solicitado, en el análisis además del responsable de producción podrán intervenir otros miembros de su departamento, creativos y otras personas que puedan verse afectadas por el evento.

Leerlo detenidamente y las veces que sea necesario, comprender cada apartado y necesidad, contrastar con otros implicados en el proyecto y esquematizar las partidas. El Director del Proyecto hará un desglose de las necesidades solicitadas por el cliente, y planificará cuales son las tareas de cada equipo y cada persona: creativos, diseñadores, productores, etc.

Una vez hecho un análisis previo, y si es necesario (a veces aunque parezca que está todo claro no siempre coincide lo que pide el cliente con lo que entiende la agencia), es conveniente hacer un contrabriefing para confirmar que se han entendido y atendido todas las solicitudes exigidas.

Cuando se recibe el conforme definitivo por parte del cliente, las tareas de cada persona y/o equipo ya deben estar claras, y cada uno comenzar a trabajar en lo solicitado: presupuestos, localizaciones, plazos, condiciones, etc. El objetivo es la realización de una propuesta creativa y la entrega de un presupuesto del proyecto al cliente.

¿Qué partidas deben diferenciarse en el briefing del evento? En este caso intervienen muchas variables, pero las principales normalmente son:

·  Transporte

·  Alojamiento

·  Restauración

·  Medios audiovisuales

·  Cartelería, acreditaciones,…

·  Personal auxiliar: azafatas, montadores, Seguridad,…

·  Decoración, escenografía

·  Maestros de ceremonias, artistas,…

·  Comunicación

·  ...

Cada partida requerida debe atenderse, y comprobar que en lo que se está trabajando y presupuestando cumple lo pedido por el cliente. Las partidas pueden, y deben, ser divididas a su vez en otras más pequeñas con el fin de poder afrontarlas óptimamente y no como un todo sino por partes.

Cómo he escrito antes, en el análisis del briefing es posible que sea necesaria la intervención de otras personas, como creativos, etc. que aporten su punto de vista para que el desglose sea adecuado, y poder orientar a los integrantes del proyecto en qué deben trabajar.

Alberto García Minaya
Director de Eventos