quality + ability = quability

EL BRIEFING

¿Cómo planificar un evento? Análisis del Briefing.

Este es el primer artículo de la serie que prometí sobre el trabajo de producción en los eventos.

Para el departamento de producción de la agencia, la planificación del evento empieza desde el momento de recibir el briefing por parte del cliente, y en algunas ocasiones incluso puede que antes.

Cuando llega un briefing, y según esté estructurada la agencia, un responsable se hace cargo de analizarlo y desglosarlo. En función del cliente y tipo de evento solicitado, en el análisis además del responsable de producción podrán intervenir otros miembros de su departamento, creativos y otras personas que puedan verse afectadas por el evento.

Leerlo detenidamente y las veces que sea necesario, comprender cada apartado y necesidad, contrastar con otros implicados en el proyecto y esquematizar las partidas. El Director del Proyecto hará un desglose de las necesidades solicitadas por el cliente, y planificará cuales son las tareas de cada equipo y cada persona: creativos, diseñadores, productores, etc.

Una vez hecho un análisis previo, y si es necesario (a veces aunque parezca que está todo claro no siempre coincide lo que pide el cliente con lo que entiende la agencia), es conveniente hacer un contrabriefing para confirmar que se han entendido y atendido todas las solicitudes exigidas.

Cuando se recibe el conforme definitivo por parte del cliente, las tareas de cada persona y/o equipo ya deben estar claras, y cada uno comenzar a trabajar en lo solicitado: presupuestos, localizaciones, plazos, condiciones, etc. El objetivo es la realización de una propuesta creativa y la entrega de un presupuesto del proyecto al cliente.

¿Qué partidas deben diferenciarse en el briefing del evento? En este caso intervienen muchas variables, pero las principales normalmente son:

·  Transporte

·  Alojamiento

·  Restauración

·  Medios audiovisuales

·  Cartelería, acreditaciones,…

·  Personal auxiliar: azafatas, montadores, Seguridad,…

·  Decoración, escenografía

·  Maestros de ceremonias, artistas,…

·  Comunicación

·  ...

Cada partida requerida debe atenderse, y comprobar que en lo que se está trabajando y presupuestando cumple lo pedido por el cliente. Las partidas pueden, y deben, ser divididas a su vez en otras más pequeñas con el fin de poder afrontarlas óptimamente y no como un todo sino por partes.

Cómo he escrito antes, en el análisis del briefing es posible que sea necesaria la intervención de otras personas, como creativos, etc. que aporten su punto de vista para que el desglose sea adecuado, y poder orientar a los integrantes del proyecto en qué deben trabajar.

Alberto García Minaya
Director de Eventos

PRODUCCIÓN

Quiero iniciar una serie de artículos sobre aquello que más me apasiona de los eventos: la producción. Para mi es el alma de la organización de eventos. Claro que en la preparación y realización intervienen muchas personas, todas igual de importantes y sin las cuales no sería posible llevar a cabo los proyectos. No podemos olvidarnos de los creativos, los diseñadores, los ejecutivos de cuentas y todas aquellas personas sin las que no sería posible.

Pero producción es producción. Creo que el alma mater de los eventos. Un buen trabajo de producción lleva al éxito, logra que durante la realización todo salga perfecto, que el cliente vea satisfechos sus objetivos y que el equipo de la agencia perciba, durante las breves horas o días que dura una acción efímera, cómo toma forma el trabajo realizado durante semanas o meses.

Por eso quiero dedicar unos artículos a esta producción que tantas horas de sueño nos ha robado y que al mismo tiempo tantas satisfacciones nos ha proporcionado.

La base es una buena planificación. Si a esta le añadimos la experiencia y conocimientos del resto de componentes del equipo, y unos adecuados proveedores, homologados y que cumplan los criterios de calidad que establece la agencia y se merece el cliente, el objetivo está asegurado.

A partir del próximo artículo de la serie que comienzo con este, iré desgranando todos los aspectos de la producción que considero destacables para lograr el objetivo común de clientes y agencia: el éxito en cada evento.

Alberto García Minaya
Director de Eventos

LAS REDES SOCIALES EN LA PEQUEÑA EMPRESA

Hoy en día, las pequeñas empresas a partir del desarrollo exponencial de las redes sociales han comenzado a promocionar sus negocios en la red con mayor o menor éxito. En muchas ocasiones, el desconocimiento de su uso correcto tiene como resultado comunicaciones confusas que no nos permiten ver cuál es la verdadera imagen que nos quiere trasladar la empresa.

La web 2.0 se ha convertido en una herramienta efectiva de imagen y venta para establecimientos de pequeño tamaño, siempre que las acciones que se implementen estén apoyadas en una estrategia de comunicación clara y coherente que permita ofrecer a su público objetivo una visión positiva de sus productos o de sus servicios y, al mismo tiempo, forjar en el imaginario del consumidor una imagen certera de su marca.

En ciertos casos, estas empresas trabajan estas redes con mentalidad de consumidor y no de negocio, sin ofrecer contenidos específicos que puedan resultar atractivos a su público o consideran que con sólo crear un perfil la tarea ya está hecha. Cada web precisa de una dedicación constante y diaria enfocada a cubrir las necesidades de nuestros clientes potenciales y fidelizar a los que ya tenemos en cartera.

Facebook, Twitter, Youtube o Linkedin, entre otras muchas webs 2.0 que están presentes en la red y forman parte del día a día de los consumidores, reflejan la necesidad que tenemos de relacionarnos e informarnos sobre todo lo que nos rodea, por ello la estrategia a seguir en cada una de ellas tiene que ser diferente, no sólo por el perfil de internauta que caracteriza a cada web sino también por los contenidos que albergan.

La evolución de las redes sociales permite a emprendedores y a pequeños empresarios comunicar de manera más directa y personalizada siempre y cuando se realice bajo un planteamiento estratégico eficaz. Por el contrario, nunca lograremos vender más o potenciar nuestra imagen de marca si no tenemos claro qué es lo que queremos ofrecer de nuestra empresa.

Quability Comunicación

VISIÓN DE EMPRENDEDOR

En estos días, mucha gente me ha comentado lo valientes que son los emprendedores a los que me he unido en este nuevo proyecto empresarial. Y probablemente sea así. Nos ha tocado vivir un tiempo económico y laboral difícil, pero al mismo tiempo creo que lleno de oportunidades.

Precisamente una de las divisiones de Quability que más me apasionan es la de Gestión Promocional de Start-ups. Pienso que el emprendedor, sea un joven empresario, aquel que ha decidido dejar su puesto de trabajo e iniciar esta aventura por su cuenta, o quien que se ha encontrado desempleado y genera autoempleo, merecen un gran respeto y admiración.

Empezar una nueva andadura profesional, iniciar un nuevo negocio en aquello que conoces y disfrutas hace que cada jornada te levantes pensando en qué vas a construir para ti. Nadie dice que sea fácil, o sencillo, o sea siempre agradable, pero creo sinceramente que las ventajas superan con mucho a los inconvenientes.

Por eso, en Quability hemos creado esta división. Ayudar al emprendedor en los momentos iniciales de la nueva empresa es apostar por el futuro de esta. Muchas veces los emprendedores son verdaderos profesionales en sus actividades, pero no saben o no pueden hacer otras tareas propias en la gestión de su negocio. Una empresa no sólo debe gestionarse vendiendo productos y/o servicios a los clientes, cobrándoles y pagando a los proveedores o estando al corriente de las obligaciones fiscales.

También es necesaria una imagen corporativa, un plan de marketing, tener presencia en las redes sociales, diseñar un plan de lanzamiento, etc. Y estas herramientas que ponemos al servicio de los nuevos empresarios no están destinadas en exclusiva a las grandes multinacionales o las grandes empresas.

Los pequeños empresarios también pueden y deben acceder a ellas, lógicamente en función de su tamaño, pero no es excluyente. Posiblemente no sea necesario hacerlo todo al mismo tiempo, pero sí es importante empezar a cuidar la imagen personal, y me estoy refiriendo a la imagen corporativa, y realizar pequeñas acciones encaminadas al lanzamiento inicial.

Espero tener la oportunidad de poder ayudar a muchos “valientes” nuevos empresarios a lanzar sus negocios, y que esto sirva para un mejor posicionamiento y, en el futuro, su consolidación y expansión, pero con una buena base inicial.

Alberto García Minaya

Director de Eventos

UNA PROFESIÓN APASIONANTE

Accedí a este mundo por ¿casualidad? ¿error? ¿destino? No lo sé, pero lo que si sé es que desde la primera toma de contacto que tuve con los eventos corporativos decidí que no quería volver a hacer otra cosa. Y supongo que los que os dedicáis a esto profesionalmente compartiréis conmigo esta idea, porque si no es por esta pasión creo ninguno sería capaz de soportar tantas horas de trabajo, tantas horas alejados de las familias, tantos viajes, tantos problemas, tanto estrés, tanto, tanto...

Pero si nos dedicamos a ello es porque poniendo en la balanza lo bueno y lo "otro", siempre pesa más lo primero.

Recuerdo que yo trabajaba como informático (al fin y al cabo es mi verdadera formación) en una agencia de eventos, y en un momento dado me preguntaron si quería trabajar en el departamento de producción (en aquella agencia entonces lo llamaban "operaciones"). Inconscientemente dije que sí. ¡En qué hora se me ocurrió, Dios mío!

Y me dijeron que pidiera una cotización a un hotel para un grupo. Claro, ahora se me escapa una sonrisa cuando lo recuerdo, pero entonces es como si me estuvieran hablando en otro idioma. Creo que lo pasé peor y sudé más que en los exámenes de la facultad.

Desde entonces he aprendido que los eventos son mi vida (profesionalmente hablando, aunque muchas veces superan lo profesional y van más allá, hasta lo personal). He aprendido que lo importante para que los eventos funcionen son las personas que los hacemos -y aquí también incluyo a los clientes- y que los eventos están para disfrutarlos, no para sufrirlos.

Solo quería escribir estas pocas líneas para daros la bienvenida y abrir el blog esperando que sea la primera intervención de una larga cadena de ellas.

En Quability he encontrado un equipo de profesionales que sienten la misma pasión que yo. Creativos, involucrados con el cliente, profesionales, proactivos y resolutivos, como reza la web. Cuando me ofrecieron unirme a este proyecto, me lo contaron y vi su potencial, no lo dude un momento. Y me siento orgulloso de formar parte de este equipo.

Hasta el próximo artículo... ¡ser felices, es lo que nos queda!

Alberto García Minaya

Director de Eventos