La
solicitud de presupuestos a proveedores, la contratación de espacios para los
eventos, la selección de los colaboradores óptimos es trabajo del departamento
de producción en las agencias de eventos. Fechas y lugares de entrega de
ciertos productos de determinados proveedores (escenografías, regalos,..) son
trabajos de logística que forman parte de la producción.
Podría
decirse que el trabajo de producción no será el más importante en un evento, ya
que también debe tenerse en cuenta la relación con el cliente del responsable
de la cuenta, al creativo que idea el evento o al diseñador que lo hace más
tangible, pero sí debe considerarse que gran parte del éxito del evento
corresponde a hacer un adecuado trabajo de producción.
Lo
que sí es innegable, es que se trate del evento que se trate, grande o pequeño,
en una u otra localización, interno o para clientes, etc. todos tienen algo que
tratar con el departamento de producción que es quién hace las contrataciones y
es responsable, en gran medida, de la fase de realización. Puede que si el
evento del cliente es interno, o pequeño de poca relevancia, no necesite una
gran dosis de creatividad o diseños espectaculares, pero siempre será necesaria
la organización, la planificación y la producción.
Dentro
de la producción de los eventos deben seguirse determinados pasos, planificados
y sistematizados en la documentación que los organiza y regula: contratos,
pedidos, seguimiento de emails con proveedores, planes de montaje,… Es
importante seguir estos pasos y que cada integrante del equipo tenga claro su
cometido y funciones, se atenga a ellas y lo haga de la forma más eficiente
para que su trabajo sea óptimo y un apoyo al de sus compañeros, no una traba.
El
trabajo de producción de un evento, y especialmente si este es grande, debe
enfocarse de forma parcelada, no como un todo, puesto que la cantidad de
detalles a controlar, de proveedores con los que se trabaja, presupuestos,
listados, documentos, etc. es tal que es imposible enfocarlo como una sola
tarea.
Una
vez que se tienen claras las partes que componen el evento (como dije en el
anterior artículo: transporte, catering, regalos, medios AAVV,…) se afronta
cada partida asignándose responsables de cada una, que deben estar coordinados
entre sí.
En
el próximo artículo iré hablando de cada una de ellas, estudiándolas
individualmente y viendo la forma de optimizarlas.
Hasta
el próximo artículo…
Alberto García
